Archiviazione Elettronica attraverso Barcode

Il modulo di archiviazione elettronica attraverso barcode permette all’utente di salvare nello schedario di Teseo qualsiasi tipo di documento con la semplice apposizione di un etichetta BARCODE autonomamente generata.

L’importazione della scansione può essere fatta per allegare documenti:

  • Alla prima nota
  • A ordini del ciclo attivo
  • A documenti del ciclo attivo
  • A ordini del ciclo passivo
  • A documenti del ciclo passivo
  • A documenti interni


Flusso operativo:

  1. L’utente registra o genera in Teseo un documento/ordine/Registrazione contabile

 

  1. Attraverso il tasto “Genera etichetta OCR” viene stampata etichetta barcode in formato code128. Tale etichetta avrà dimensioni personalizzabili per utente ma generalmente si utilizza formato 60×20 mm.

Sull’etichetta sarà riportato un codice BARCODE in grado di ricondurre il documento cartaceo al record digitale Teseo.

Per quanto concerne le fatture di acquisto sarà riportato il numero di protocollo di prima nota evitando così all’operatore di apporre ulteriori timbri o annotazioni.archiviazionebarcode1

  1. L’etichetta, rimovibile dai documenti con estrema semplicità, sarà incollata su uno dei 4 lati del documento. L’angolo identificato come idoneo dovrà essere utilizzato per tutti i documenti.

L’etichetta può essere emessa in numero variabile di copie in funzione del numero di pagine da mantenere in un unico documento (vale per i documenti multi pagina)

 

  1. I documenti con apposta l’etichetta dovranno essere scansionati tramite la multifunzione e/o scanner piano.

E’ possibile utilizzare caricatore automatico della multifunzione ed inserire anche più documenti alla volta.

Il sistema riconoscerà i Barcode apposti sui fogli e genererà 1 file pdf per ogni documento (con una o più pagine secondo l’impostazione delle etichette)

La digitalizzazione potrà avvenire anche a distanza di giorni dall’apposizione dell’etichetta, ovviamente i pdf non saranno disponibili in Teseo fino all’avvenuta digitalizzazione.

ESEMPIO DI DOCUMENTO IN FORMATO RIDOTTO CON APPOSTO BARCODE OCR

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  1. Automaticamente il software archivierà nello schedario di Teseo i file PDF generati, e sarà quindi possibile consultare le scansioni direttamente da ricerca e/o dettaglio documenti, ordini, prima nota, cespiti . . . ecc.

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  1. Nel caso occorra allegare ad un documento o ordine di Teseo un nuovo documento sarà sufficiente rientrare nel documento/ordine, stampare una nuova etichetta BARCODE e scansionare il documento.

Non c’è limite al numero di PDF allegabili ad un singolo documento.

 

I documenti così registrati potranno essere portati in archiviazione sostitutiva con valenza fiscale attraverso l’apposizione della marca temporale e della firma elettronica

 

HARDWARE E MODULI SOFTWARE

OPZIONE 1 (Lo scanner o multifunzione è dotato di software OCR adeguato)

Apparati e software necessari:

  • Scanner o Multifunzione per acquisizione documenti cartacei
  • Etichettatrice barcode entry level (tipo Dymo RW4xx o Zebra TLP28xx)
  • Software OCR fornito dall’azienda che si occupa dell’assistenza e/o vendita degli apparati multifunzione

Modulo software

  • Teseo Archiviazione BARCODE

Questo modulo software non integra la funzione OCR per cui la suddivisione di documenti in funzione del riconoscimento del codice usato come separatore, è demandata alla multifunzione in dotazione al cliente.

Teseo si occupa di reperire i PDF generati dalla multifunzione, archiviarli all’intero del proprio schedario e collegarli ai documenti.

 

OPZIONE 2 (Lo scanner o multifunzione non è dotato di software OCR adeguato)

Apparati e software necessari:

  • Scanner o Multifunzione per acquisizione documenti cartacei
  • Etichettatrice barcode entry level (tipo Dymo RW4xx o Zebra TLP28xx)

MODULO SOFTWARE

  • Teseo Archiviazione BARCODE con OCR integrato

Il modulo di archiviazione automatica con riconoscimento OCR integrato, oltre alla funzioni di archiviazione e collegamento a documenti, gestisce autonomamente la generazione dei PDF in funzione dei codici BARCODE apposti sui fogli cartacei. Non necessita quindi di alcun programma di terze parti.

In caso di necessità la nostra società può assistervi, attraverso partner specializzati, nella scelta dell’hardware più adeguato