TESEO – Protocollazione e archiviazione elettronica documenti AUTO BARCODE

Il modulo di archiviazione elettronica attraverso barcode permette all’utente di salvare nello schedario di Teseo qualsiasi tipo di documento con la semplice apposizione di un’etichetta con codice a barre autonomamente generata.

Flusso operativo:

L’utente registra o genera in Teseo un documento/ordine/registrazione contabile.

Attraverso il pulsante “Genera etichetta OCR” viene stampata un’etichetta con codice a barre in formato code128.

Tale etichetta avrà dimensioni personalizzabili per utente (generalmente si utilizza formato 50×20 mm).

Il codice a barre riportato sull’etichetta sarà in grado di collegare il documento cartaceo al record digitale Teseo.

Per quanto concerne le fatture di acquisto, per esempio, sarà riportato il numero di protocollo di prima nota, evitando così all’operatore di apporre ulteriori timbri o annotazioni.

L’etichetta, rimovibile dai documenti con estrema semplicità, sarà incollata su uno dei 4 angoli del documento.

L’angolo identificato come idoneo dovrà essere utilizzato per tutti i documenti.

L’etichetta identifica l’inizio del documento, per cui se un documento fosse composto da più pagine sarà sufficiente incollarla sulla prima pagina.

I documenti con apposta l’etichetta dovranno essere scansionati tramite dispositivo multifunzione e/o scanner piano.

E’ possibile utilizzare il caricatore automatico del dispositivo multifunzione ed inserire anche più documenti contemporaneamente.

Il sistema riconoscerà i codici a barre apposti sui fogli e genererà 1 pdf per ciascun documento.

La digitalizzazione potrà avvenire anche a distanza di giorni dall’apposizione dell’etichetta, ovviamente i pdf saranno disponibili in Teseo dopo l’avvenuta digitalizzazione.

ESEMPIO DI DOCUMENTO IN FORMATO RIDOTTO CON APPOSTA ETICHETTA CON CODICE A BARRE OCR

Automaticamente il software archivierà nello schedario di Teseo i file PDF generati, e sarà quindi possibile consultare le scansioni direttamente dalla ricerca e/o dettaglio documenti, ordini, prima nota, cespiti . . . ecc.

 

Nel caso occorra allegare ad un documento o ordine di Teseo un nuovo documento sarà sufficiente rientrare nel documento/ordine, stampare una nuova etichetta con codice a barre e scansionare il documento.

Non c’è limite al numero di PDF allegabili ad un singolo documento.

I documenti così registrati potranno essere portati in archiviazione sostitutiva con valenza fiscale attraverso l’apposizione della marca temporale e della firma elettronica (per questa operazione si rimanda alla relativa documentazione)

HARDWARE E MODULI SOFTWARE NECESSARI

OPZIONE 1 (Lo scanner o dispositivo multifunzione è dotato di software OCR adeguato)

Apparati e software necessari:

• Scanner o dispositivo multifunzione per acquisizione documenti cartacei
• Etichettatrice barcode entry level (tipo Dymo RW4xx o Zebra TLP28xx)
• Software OCR fornito dall’azienda che si occupa dell’assistenza e/o vendita dei dispositivi multifunzione

Modulo software:

Teseo Archiviazione BARCODE

Questo modulo software non integra la funzione OCR per cui la suddivisione di documenti in funzione del riconoscimento del codice usato come separatore, è demandata al dispositivo multifunzione in dotazione al cliente.

Teseo si occupa di reperire i PDF generati dal dispositivo multifunzione, archiviarli all’intero del proprio schedario e collegarli ai documenti.

OPZIONE 2 (Lo scanner o dispositivo multifunzione non è dotato di software OCR adeguato)

Apparati e software necessari:

• Scanner o dispositivo multifunzione per acquisizione documenti cartacei
• Etichettatrice barcode entry level (tipo Dymo RW4xx o Zebra TLP28xx)

Modulo software:

Teseo Archiviazione BARCODE con OCR integrato

Il modulo di archiviazione automatica con riconoscimento OCR integrato, oltre alla funzioni di archiviazione e collegamento a documenti, gestisce autonomamente la generazione dei PDF in funzione dei codici a barre apposti sui fogli cartacei. Non necessita quindi di alcun programma di terze parti.

In caso di necessità la nostra società può assistervi, attraverso partner specializzati, nella scelta dell’hardware più adeguato